TL;DR

General jurnal atau jurnal umum adalah catatan akuntansi yang merekam setiap transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dalam format debit dan kredit. Jurnal ini menjadi dasar sebelum data dipindahkan ke buku besar. Kolom utamanya terdiri dari tanggal, keterangan, referensi, debit, dan kredit. Semua jenis transaksi yang tidak masuk jurnal khusus dicatat di sini.

Dalam siklus akuntansi, setiap transaksi keuangan perlu dicatat sebelum bisa diolah lebih lanjut. General jurnal adalah tempat pertama semua catatan itu dibuat. Tanpa jurnal ini, tidak ada data yang bisa dipindahkan ke buku besar, tidak ada laporan keuangan yang bisa disusun, dan tidak ada angka yang bisa dipertanggungjawabkan.

Pengertian General Jurnal dalam Akuntansi

General jurnal adalah catatan akuntansi yang merekam transaksi keuangan secara urut berdasarkan waktu terjadinya. Setiap baris entri mencatat akun yang didebit, akun yang dikredit, jumlah uangnya, dan keterangan singkat tentang transaksi tersebut. Dalam bahasa Indonesia, general jurnal lebih sering disebut jurnal umum.

Disebut “umum” karena mencakup semua jenis transaksi yang tidak memiliki jurnal khusus. Perusahaan yang transaksinya sangat banyak biasanya memisahkan pencatatan ke beberapa jurnal khusus, seperti jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas. Transaksi yang tidak masuk kategori itu semua dimasukkan ke general jurnal.

Fungsi General Jurnal

Fungsi utama general jurnal bukan sekadar mencatat, tapi juga memastikan setiap transaksi punya bukti yang bisa ditelusuri. Ada beberapa fungsi konkret yang membuatnya tidak bisa dilewati dalam proses akuntansi:

Pencatatan sistematis: semua transaksi masuk ke satu tempat dengan urutan yang jelas, sehingga tidak ada yang terlewat.
Dasar posting ke buku besar: data di general jurnal yang kemudian dipindahkan ke masing-masing akun di buku besar.
Jejak audit: setiap entri bisa ditelusuri kembali ke transaksi aslinya, penting untuk keperluan pemeriksaan internal maupun eksternal.
Koreksi kesalahan: jika ada transaksi yang salah, jurnal penyesuaian dibuat di general jurnal untuk mengoreksinya.

Menurut Accurate, general jurnal juga berfungsi sebagai bukti yang sah bahwa perusahaan telah mencatat transaksi sesuai prinsip akuntansi yang berlaku. Ini relevan terutama saat perusahaan menghadapi audit atau perlu menyampaikan laporan ke pihak ketiga seperti bank atau investor.

Format dan Kolom General Jurnal

Format standar general jurnal terdiri dari lima kolom utama:

Tanggal: tanggal terjadinya transaksi, dicatat sekali per bulan di baris pertama transaksi bulan tersebut.
Keterangan: nama akun yang didebit (ditulis di baris pertama) dan nama akun yang dikredit (ditulis di baris kedua dengan sedikit indentasi).
Referensi (Ref): nomor halaman buku besar tempat transaksi ini akan diposting, diisi saat proses posting dilakukan.
Debit: jumlah uang yang didebitkan.
Kredit: jumlah uang yang dikreditkan.

Prinsip yang tidak boleh dilanggar adalah total kolom debit harus selalu sama dengan total kolom kredit untuk setiap transaksi. Jika tidak seimbang, ada kesalahan pencatatan yang perlu ditelusuri.

Cara Membuat General Jurnal

Membuat general jurnal dimulai dari memahami transaksi yang terjadi, lalu menentukan akun mana yang terpengaruh dan apakah akun itu bertambah atau berkurang. Setelah itu, tentukan akun mana yang didebit dan mana yang dikredit sesuai aturan debit-kredit dalam akuntansi.

Berikut contoh entri sederhana untuk transaksi pembelian peralatan kantor senilai Rp3.000.000 secara tunai:

Debit: Peralatan Kantor Rp3.000.000
Kredit: Kas Rp3.000.000
Keterangan: Pembelian peralatan kantor secara tunai

Dari contoh di atas, akun Peralatan Kantor bertambah (didebit) dan akun Kas berkurang (dikredit). Total debit sama dengan total kredit: Rp3.000.000 = Rp3.000.000. Ini contoh paling sederhana dari transaksi dua akun.

HashMicro menjelaskan bahwa dalam praktik sehari-hari, terutama di perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual, general jurnal biasanya dibuat dalam buku khusus dengan halaman yang sudah diformat. Setiap halaman diberi nomor dan disimpan sebagai dokumen resmi.

Perbedaan General Jurnal dan Jurnal Khusus

Perusahaan besar dengan volume transaksi tinggi biasanya tidak hanya menggunakan general jurnal. Mereka membagi pencatatan ke beberapa jurnal khusus untuk efisiensi. Jurnal pembelian hanya mencatat transaksi pembelian kredit, jurnal penjualan hanya untuk penjualan kredit, jurnal kas masuk untuk semua penerimaan uang, dan jurnal kas keluar untuk semua pengeluaran.

General jurnal dalam konteks ini menjadi “jurnal terakhir” yang menampung semua transaksi yang tidak cocok masuk ke jurnal khusus mana pun, seperti transaksi penyesuaian akhir periode, koreksi kesalahan, atau transaksi yang sifatnya tidak berulang.

Untuk usaha kecil dan menengah yang volume transaksinya belum terlalu besar, general jurnal saja sudah mencukupi. Tidak perlu memisahkan ke jurnal-jurnal khusus sebelum memang dibutuhkan.

General Jurnal dalam Software Akuntansi

Di era sekarang, hampir semua software akuntansi menyediakan fitur general jurnal secara otomatis. Saat Anda memasukkan transaksi ke dalam sistem, software langsung membuat entri jurnal di belakangnya. Anda bisa melihat dan mengeditnya jika diperlukan.

Salah satu keuntungan utama menggunakan software adalah sistem secara otomatis memeriksa keseimbangan debit dan kredit. Jika ada kesalahan, software akan memberi peringatan sebelum data disimpan. Ini jauh mengurangi risiko kesalahan dibandingkan pencatatan manual. Menurut Dibimbing.id, transisi dari manual ke digital juga mempermudah proses rekonsiliasi karena semua entri tersimpan dengan timestamp yang akurat.

General jurnal adalah titik awal dari seluruh sistem akuntansi. Seberapa rapi dan akurat pencatatan di jurnal ini akan menentukan kualitas laporan keuangan yang dihasilkan. Bagi bisnis yang baru mulai membangun sistem pembukuan, memahami general jurnal dengan benar adalah langkah yang tidak bisa dilewati.